Bedrijfsvoering

Financiën is het financieel geweten van de gemeente, bewaakt de schatkist en zorgt in nauwe samenwerking met bestuur en diensten voor een financieel gezond Den Haag. In de begroting 2023-2026 zijn een aantal speerpunten benoemd voor Financiën, die bijdragen aan de verbetering van de financiële sturing en huishouding van de gemeente, en waaraan in 2023 verder invulling is gegeven. In 2023 heeft de financiële keten tevens de nodige inzet geleverd tijdens de onvoorziene coalitieonderhandelingen en nieuwe begroting, naast het reguliere P&C-cyclusproces.

De speerpunten benoemd in de begroting 2023-2026 zijn:

1. Verbetering interne beheersing
2. Doorontwikkeling financiële administratie
3. Data gedreven werken en innovatieve technologie
4. Verstevigen van de financiële spelregels
5. We gaan aan de slag met een integrale investeringsbegroting
6. Invulling geven aan een stevig cofinancieringsfonds
7. Vereenvoudigen van de P&C-producten

Het verbeteren van de interne beheersing (1) is een voortdurend proces, omdat het een essentiële randvoorwaarde is voor een effectieve (financiële) sturing van de organisatie. Er zijn in 2023 resultaten behaald die bijdragen aan het versterken van de interne beheersing, waaronder:

• Risicomanagement: de frauderisico-analyse is geactualiseerd, risicodialogen zijn uitgevoerd en er is een nieuw systeem aangeschaft voor het vastleggen en beheersen van risicomanagement (GRC-tool).
• Procesmanagement: er is een nieuw kader opgesteld en nieuw systeem aangeschaft voor vastleggen van o.a. procesbeschrijvingen.
• Inkopen: er is een verbeterd bestelproces doorgevoerd, waarin aanbevelingen voor procesoptimalisatie en rechtmatigheid zijn verwerkt.
• Rechtmatigheid: vooruitlopend op de wetswijziging rechtmatigheid 2023 is er begin 2023 volledig proefgedraaid bij de jaarrekening 2022. De aanbevelingen zijn meegenomen in het proces voor de jaarrekening 2023.
• Internal Audit: er zijn onderzoeken uitgevoerd naar rechtmatigheid en risicobeheersing op onder andere processen, fraude en integriteit, fiscaliteit, IT en privacy.
• Betalingsverkeer: medio 2023 is het programma ‘Beheersbaar betalen’ gestart. Dit betreft het versterken van het proces, het kader en de systemen rondom betalingen. Zowel voor het bank- als kasverkeer.

De weg naar verbetering van de interne beheersing is volop ingezet, maar vereist ook de komende jaren investeringen en onverminderde aandacht en inzet.

Ter bevordering van de doorontwikkeling van de Financiële Administratie (2) is in 2023 een meerjarig programmaplan opgesteld en gestart. Het programma richt zich op het waarborgen van een actuele, kwalitatief goede, betrouwbare en rechtmatige financiële administratie. In 2023 zijn onder andere een BTW-handboek, een accounting manual en procesbeschrijvingen opgesteld.

Ook op het gebied van data gedreven werken en innovatieve technologie (3) hebben er ontwikkelingen plaatsgevonden. Zo is de eerste virtuele collega (robot) gerealiseerd die inkooporders afhandelt, is er een workflow systeem geïmplementeerd voor verdere optimalisatie van de P&C-cyclus en is er een doorklikbaar managementdashboard geïmplementeerd. Ook is gestart met E-facturatie en het toepassen van data-analyse op administratieve processen.

De financiële spelregels (4) zijn geactualiseerd (zie Contourenbrief RIS 314462 bijlage I) en in de begroting 2024-2027 opgenomen. Deze zullen tevens in de financiële verordening verankerd worden. Het raadsvoorstel daarvoor is in voorbereiding.

Er zijn stappen gezet in de uitwerking van de integrale investeringsbegroting (5). Een projectorganisatie is opgezet voor de uitvoering, en er is een inventarisatie gestart als voorbereiding op het ontwerpen van een overkoepelende systematiek. Voor de investeringsbegroting geldt dat het een meerjarig en omvangrijk traject betreft dat zowel de politiek bestuurlijke sturing als de ambtelijke control aangaat.

Er is verdere invulling gegeven aan het realiseren van een stevig cofinancieringsfonds (6). Uit het cofinancieringsfonds zijn inmiddels de eerste aanvragen medegefinancierd. Zo zijn middelen van de Regiodeal van het Rijk voor de opgave in Zuidwest aangetrokken, evenals middelen voor volkshuisvesting, die ook in Zuidwest ingezet kunnen worden.   

Voor het vereenvoudigen van de P&C-cyclus (7) is een vereenvoudigde en transparantere begroting in voorbereiding, gericht op de programmabegroting 2025-2028. Hierbij geldt, net als bij de integrale investeringsbegroting, dat het een meerjarig en omvangrijk traject betreft.

Daarnaast heeft zich in 2023 een andere belangrijke ontwikkeling voorgedaan op het gebied van fiscaliteit. Omdat de gemeente in 2023 heeft voldaan aan de aangescherpte toelatingseisen is voor de komende jaren opnieuw Horizontaal toezicht verkregen vanuit de Rijksbelastingdienst.