Bedrijfsvoering

Hieronder leest u de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording van het college van Burgemeester en Wethouders aan de hand van de bij derechtmatigheidsverantwoording vermelde drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

Alleen financiële onrechtmatigheden groter dan € 0,9 mln. worden toegelicht. Deze € 0,9 mln. is de rapportagegrens die door de gemeenteraad is vastgesteld in de financiële verordening. Bij het begrotingscriterium worden alleen de onrechtmatigheden toegelicht die niet onder de ‘tenzij-criteria’ uit de financiële verordening van de gemeente Den Haag vallen; deze passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Als aan de tenzij-criteria wordt voldaan, verklaart de verordening deze namelijk financieel rechtmatig. De zes tenzij-criteria staan vermeld bij de inleiding rechtmatigheidsverantwoording.
Per criterium wordt aangeven hoe de gemeente de beheersing verder gaat verbeteren of al aan het verbeteren is.

Begrotingscriterium
In totaal is er voor € 44,2 mln. aan begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd, deze € 44,2 mln. is verdeeld over zeven begrotingsprogramma's: werk en inkomen, sport, mobiliteit, stadsdelen, integratie en dienstverlening, financiën en het overzicht overhead. Van deze € 44,2 mln. voldoet € 42,6 mln. aan minimaal één van de in de financiële verordening opgenomen tenzij-criteria. Deze onrechtmatigheden zijn daarom na toepassing van de financiële verordening niet financieel onrechtmatig en passen binnen het staande beleid van de gemeente. Deze afwijkingen worden daarom hieronder niet toegelicht, maar gewoon in de jaarrekening bij de toelichting op de baten en lasten in de programma’s en de investeringen. De kadernota rechtmatigheid schrijft dit zo voor.

De overgebleven onrechtmatigheid binnen het begrotingscriterium die niet voldoet aan één of meerdere van de tenzij-criteria uit de financiële verordening, is een lastenoverschrijding van € 1,6 mln. bij het programma stadsdelen, integratie en dienstverlening voor het inhuren van callcenterpersoneel en baliepersoneel bij burgerzaken. Hier is een groot personeelsverloop en bovengemiddeld ziekteverzuim. Om toch aan alle servicenormen te kunnen voldoen is extra ingehuurd. Hierdoor is de begroting overschreden.

Verbetering beheersmaatregelen begrotingscriterium
De tussentijdse rapportages zijn belangrijk voor het signaleren van, en anticiperen op, (potentiële) begrotingsonrechtmatigheden. In 2023 is de concern brede 8-maandsrapportage, door de samenloop met de coalitieonderhandelingen, vervallen. In 2024 wordt er wel weer een concern brede 8-maandsrapportage opgesteld. Tegelijkertijd worden, zoals aangekondigd in de commissiebrief voortgang contourenbrief actualisatie financieel beleid (RIS318378), de tussentijdse rapportages kritisch tegen het licht gehouden. Het doel hiervan is om de informatievoorziening aan de raad te versterken en bijvoorbeeld onrechtmatigheden te voorkomen. Ook kan mogelijk het toevoegen van een begrotingswijzing aan de achtmaands rapportage helpen om onrechtmatigheden te voorkomen, door de begroting laat in het jaar aan te passen naar de meest actuele inzichten. Daardoor zal de afwijking ten opzichte van de begroting bij de jaarrekening naar verwachting dalen (begrotingsonrechtmatigheden door overschrijdingen op de begroting).

Voorwaardencriterium

Bij het voorwaardencriterium gaat het met name om het goed volgen van de regels voor aanbestedingen. In totaal is hier voor € 10 mln. aan fouten geconstateerd. Omdat hier een steekproefsgewijze controle op heeft plaatsgevonden, worden deze fouten geprojecteerd, na foutprojectie bedraagt de totale fout op dit criterium € 14,9 mln.. De foutprojectie houdt in dat er € 4,9 mln. bovenop de gevonden fouten wordt geteld omdat statistisch wordt onderbouwd dat er ook fouten in de populatie met niet gecontroleerde aanbestedingen voorkomen. De foutprojectie is de beste schatting van het totaalbedrag aan fouten in de populatie omdat het onmogelijk is om alle aanbestedingen te controleren.

De fouten komen door het niet, of onvolledig, naleven van de Europese aanbestedingsregels. Deze fouten zijn onder te verdelen in 3 categorieën:

Afwijkingen die doorlopen vanuit voorgaande jaren            € 5,3 mln.

In 22 gevallen is er sprake van een fout die al in een eerder jaar gemaakt en geconstateerd is. Aanbestedingscontracten zijn vaak meerjarig, als er in het verleden niet, of foutief, is aanbesteed en er 2023 nog kosten ten laste van dit contract gebracht zijn. In totaal telt dit op tot een fout van € 5,3 mln. en een financiële onduidelijkheid van € 4,7 mln.

Opdrachten waarbij de waarde en/of looptijd is overschreden         € 3,4 mln.
In 5 gevallen is er wel Europees aanbesteed, maar is er uiteindelijk meer uitgegeven op het contract dan het maximumbedrag dat in de aanbesteding was opgenomen, of is de opdracht langer doorgelopen dan de termijn die in de aanbesteding was opgenomen. Deze vijf situaties tellen op tot € 3,4 mln.

Opdrachten die in aard homogeen zijn, maar niet zijn samengevoegd      € 1,4 mln.
In 6 gevallen zijn er meerdere vergelijkbare opdrachten verstrekt die samengevoegd hadden moeten worden in één aanbesteding. Dit is niet gebeurd en zorgt voor een fout van € 1,4 mln.

Verdere verbetering van het inkoopproces
Het inkoopproces is een belangrijk proces binnen de gemeente. Niet alleen om de gemeentelijke doelstellingen te realiseren, zoals Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen, maar ook omdat er veel geld mee gemoeid is en de rechtmatigheid belangrijk is. Daarom zetten we als organisatie continu in op het verder verbeteren van het inkoopproces. De afgelopen twee jaar is geïnvesteerd in het inkoopproces. Bijvoorbeeld is het inkoopsysteem aangepast, is er geïnvesteerd in mensen en rapportage tools en zijn de processen beschreven. Dit heeft de interne beheersing van het inkoopproces verder verbeterd.

De komende periode ligt de focus op naleving van deze processen. Daardoor moet bijvoorbeeld het aantal inkooporders omhoog. Dat zorgt voor een betere beheersing en snellere betaling van facturen. Daarnaast vergroten we het inzicht om rechtmatigheden te voorkomen (via spendanalyses en een aanbestedingskalender). Door verbeterd inzicht kan de gemeente sneller anticiperen op het voorkomen van onrechtmatigheden. Verder loopt er een gemeentebreed project om het contractmanagement verder te professionaliseren om inzicht in de uitnutting te verbeteren en overschrijding van de looptijden en de maximale waarde van contracten te voorkomen. We zetten in E-facturatie, dat gaat zorgen voor minder foutgevoeligheid en snellere uitbetaling. Ook wordt er een apart team opgericht, dat zich inzet op de interne beheersing van de mandaatstructuur binnen het inkoopsysteem. Tenslotte blijven we het inkoopproces continu verbeteren op basis van audits, monitoring en concrete casuïstiek. Door de hoeveelheid van deze maatregelen zetten we in om het inkoopproces verder te verbeteren en daarmee de rechtmatigheid van aanbestedingen nog beter te beheersen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
De gemeente heeft beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het M&O beleid bestaat uit specifieke regelingen, verordeningen en processen. De meeste regelingen zijn gebonden aan wettelijke eisen. Het college laat interne onderzoeken uitvoeren om te controleren of er voldoende maatregelen zijn om misbruik en oneigenlijk te voorkomen, tijdig te detecteren en passende sancties op te leggen. M&O beleid wordt nageleefd en de getroffen maatregelen werken. Het M&O-beleid is actueel en afgestemd op de meest recente wetgeving.

Er zijn in 2023 geen M&O-fouten gevonden groter dan de rapporteringsgrens. Wel heeft de accountant  oneigenlijk gebruik binnen het waarderingsprogramma voor mantelzorgers en vrijwilligers meegewogen in haar oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening..

Op 3 november 2023 heeft het college de raad geïnformeerd over mogelijk oneigenlijk gebruik binnen het waarderingsprogramma voor mantelzorgers en vrijwilligers (RIS317006). Recent is in een voortgangsbrief (RIS318514) de laatste stand van zaken gegeven, onder meer over de omvang van het oneigenlijk gebruik. Uit onderzoek blijkt dat van het totaalbedrag van € 2,5 mln., € 0,4 mln. vermoedelijk oneigenlijk gebruik betrof, € 0,9 mln. goed is gegaan en er voor € 1,2 mln. niet kan worden vastgesteld of sprake is van rechtmatig of oneigenlijk gebruik van de waardering.