Jaarverslag

Overhead

Samenstelling programma (obv gerealiseerde lasten en toevoegingen aan reserves

Samenstelling dekkingprogramma (obv gerealiseerde baten incl. ontrekkingen aan reserves)

Wat heeft het gekost?

Bedragen x € 1.000

Rekening 2022

Begroting 2023 voor wijziging

Begroting 2023 na wijziging

Rekening 2023

Resultaat 2023

Lasten

325.202

324.414

366.007

376.771

10.764

N

Baten

4.040

1.977

2.332

12.215

9.883

V

Saldo exclusief reserves

321.162

N

322.436

N

363.675

N

364.556

N

882

N

Toevoegingen aan reserves

0

0

0

0

0

-

Onttrekkingen aan reserves

0

0

0

0

0

-

Saldo inclusief reserves

321.162

N

322.436

N

363.675

N

364.556

N

882

N

 
Lasten
De lasten bestaan voor het grootste gedeelte uit salarislasten (€ 269 mln.) en externe inhuur (€ 53 mln.). Daarnaast is sprake van inkoopkosten voor huisvesting en automatisering (€ 48 mln.) en van afschrijvingslasten op eerdere investeringen (€ 22 mln.).

Baten
De gerealiseerde baten hebben met name betrekking op uitgeleend personeel en dienstverlening aan derden.

Samenstelling lasten en baten en toelichting op hoofdlijnen:

Bedragen x € 1.000

Economische
hoofdcategorie

Rekening 2022

Begroting 2023 voor wijziging

Begroting 2023 na wijziging

Rekening 2023

Resultaat 2023

Salarissen en sociale lasten

234.066

240.660

264.961

268.544

-3.583

Inhuur externen*

42.769

8.446

17.570

52.885

-35.315

Overige kosten

44.988

71.555

73.439

48.687

24.752

Kapitaallasten

25.160

13.953

24.555

24.220

335

Doorbelasting naar programma

-21.781

-10.200

-14.518

-17.565

3.047

Subtotaal lasten

325.202

324.414

366.007

376.771

-10.764

Baten

4.040

1.977

2.332

12.215

-9.883

Totaal

321.162

322.436

363.675

364.556

-882

*De kosten voor inhuur van externen zijn hoger dan begroot. Dit komt voornamelijk door een verschuiving met de begrotingspost Overige kosten. Dit ontstaat grotendeels omdat vooraf in de begroting niet altijd duidelijk is wat de aard van uitgaven zal zijn: inkoop of inhuur. Daarnaast is ingehuurd vanwege extra vragen naar bedrijfsvoering vanuit het primair proces, deze kosten zijn doorbelast aan de programma’s.

Resultaat
Het totaal resultaat bedraagt € 0,9 mln. nadelig. De belangrijkste oorzaken, allen incidenteel, zijn:

Binnen het programma is sprake van een nadeel van € 9,2 mln. (N) op overhead primair proces. Dit nadeel wordt voor € 4,9 mln. verklaard doordat technische verschuivingen van budgetten die niet tijdig in de begroting konden worden verwerkt. Hierdoor zijn lasten directies veiligheid en internationaal op programma Overhead verwerkt, terwijl de begroting op programma’s 4 en 11 staat. Tegenover het nadeel op Overhead staat daarom een daarmee samenhangend voordeel op programma Veiligheid resp. Economie.
Daarnaast was sprake van extra managementinzet voor opgaven binnen het primair proces, onder andere rondom Informatiegestuurd werken, Werken in Allianties en Arbeidsmarkt, Economie en Bedrijfsleven.
Ook was extra managementinzet nodig voor het realiseren van het vastgestelde beleidsplan Werk en participatie (RIS315004). Hiermee samen hangt een voordeel op programma 7 Werk en Inkomen.

Tegenover het nadeel op overhead primair proces staat een voordeel op de centrale bedrijfsvoering van € 7,6 mln. (V). Dit voordeel komt door:

  • Een incidenteel voordeel van € 2,6 mln. (V) als gevolg van uitloop en verschuiving van CIS-projecten en projecten voor applicatievervangingen naar 2024.
  • Een incidenteel voordeel van € 2,3 mln. (V) op de exploitatie van panden. De kosten voor onderhoud, BHV, schoonmaak, technische en fysieke beveiliging van panden vallen lager uit door beperkte capaciteit bij externe leveranciers.
  • Een incidenteel voordeel van € 1,2 mln. (V) door vertraging in de uitvoering van projecten bedrijfsvoering. Deze projecten schuiven door naar 2024.
  • Een incidenteel voordeel van € 1,2 mln. (V) door openstaande vacatureruimte.
  • Een rentevoordeel van € 0,9 mln. (V) door daling van de omslagrente. In de begroting is rekening gehouden met een percentage van 1%. De daadwerkelijke omslagrente komt uit op 0,5%.
  • Een incidenteel nadeel van € 1,1 mln. vanwege extra onderhoudswerkzaamheden aan de ondergrond van het natuursteen rondom het stadhuis.
  • Overige afwijkingen € 0,5 mln. (V).

Vergelijking voorgaand jaar
Het saldo van lasten en baten is € 43,4 mln. hoger dan in 2022. Het belangrijkste deel daarvan heeft te maken met loon- en prijsstijgingen en was al in de begroting 2023 voorzien: de begroting 2023 na wijziging is € 41,2 mln. hoger dan de initiële begroting 2023. De belangrijkste oorzaken van deze stijging van de begroting zijn trendmatige stijging van lonen en prijzen (waaronder cao), de toerekening van kapitaallasten aan programma Overhead (verschuiving vanaf programma Financiën) en een aanpassing van de toerekening aan overhead vanuit de primair proces diensten. Daarnaast zaten er enkele grote incidentele kosten in de jaarrekening 2023 ten opzichte van 2022 (waaronder € 5,2 mln. energielasten).

Het totale programmasaldo kan als volgt worden gespecificeerd naar de verschillende bedrijfsvoeringdisciplines, conform de indeling van het Besluit begroting en verantwoording. 

Bedragen x € 1.000

Verdeling over

Rekening 2022

Begroting 2023 voor wijziging

Begroting 2023 na wijziging

Rekening 2023

Resultaat 2023

Leidinggevenden en managementondersteuning primair proces

126.646

124.512

141.105

150.291

-9.186

Bestuursadvisering en ondersteuning

7.041

7.106

7.448

7.450

-2

Communicatie

8.442

7.836

10.299

10.354

-55

Facilitaire zaken en Huisvesting

35.658

34.111

44.364

41.255

3.109

Financiën en Control

33.231

33.928

38.246

36.944

1.302

ICT

79.613

74.344

80.792

78.150

2.642

Inkoop

2.079

1.880

1.720

1.224

497

Juridische zaken

5.621

5.176

6.945

7.351

-406

Personeel en Organisatie

22.832

23.790

29.132

28.294

838

Directie Centrale Bedrijfsvoering

9.753

3.624

3.244

380

Totaal

321.162

322.436

363.675

364.556

-882

Waar bestaan de kosten uit?
Financiële verantwoording per activiteit (lasten en baten per activiteit en verschillenverklaring)

Overhead primair proces

Bedragen x €1.000

Lasten

Baten

Saldo

Rekening 2023

158.695

8.404

150.291

N

Begroting 2023

141.880

775

141.105

N

Resultaat

16.815

N

7.629

V

9.186

N

De aansturing van de primaire processen is belegd bij de diensten. Alle leidinggevenden en de managementondersteuning binnen de gemeentelijke organisatie maken onderdeel uit van de overhead.

 Toelichting financieel resultaat lasten                           € 16,8 mln.  N/I

Technische verschuiving budget na reorganisaties Veiligheid en Internationaal € 4,9 mln. N/I
In 2023 heeft er een reorganisatie plaatsgevonden bij de BSD/directie veiligheid. Deze heeft ervoor gezorgd dat de verhouding tussen de apparaatslasten (met name salarislasten) die worden toegerekend aan het primaire proces en overhead is veranderd. Deze verhouding is in de begroting niet aangepast. Hierdoor ontstaat een nadeel op programma Overhead van € 4,1 mln. en een hiermee samenhangend voordeel op het programma openbare orde en veiligheid van € 4,1 mln.
Hetzelfde heeft zich voorgedaan bij de reorganisatie van BSD/directie internationaal. Ook deze is in de begroting niet aangepast. Hierdoor ontstaat een nadeel op programma Overhead van € 0,9 mln. en een daarmee samenhangend voordeel op het programma economie van € 0,9 mln.

Extra personele lasten primair proces € 4,5 mln. N/I
Door ziekteverzuim en extra managementinzet op een aantal afdelingen zijn personele kosten overschreden. Dit betreft onder andere het project Informatiegestuurd werken en gemeentebrede trajecten in het sociaal domein zoals Werken in Allianties en Arbeidsmarkt, Economie en Bedrijfsleven.
Daarnaast was extra managementinzet nodig voor het realiseren van het vastgestelde beleidsplan werk en participatie (RIS315004). De dekking hiervoor is opgenomen bij programma 7 (€ 0,5 mln.).
Tenslotte zijn bij de GGD een aantal functies geclassificeerd als overheadfuncties, terwijl de begroting nog op programma 8 was opgenomen ( € 1,0 mln.).

Verschuiving lasten/baten RIEC (Regionaal Informatie- en Expertisecentrum) € 6,8 mln. N/I  
Door specifieke rijksbijdragen gedekte lasten ten behoeve van het RIEC (Regionaal Informatie- en Expertisecentrum Den Haag) zijn onverhoopt begroot op het programma Openbare Orde en Veiligheid terwijl de activiteiten in 2023 vallen onder het programma Overhead. Hiertegenover staan de rijksbijdragen die eveneens begroot zijn op het programma Openbare Orde en Veiligheid lasten en verantwoord op programma Overhead. Per saldo is dit op programmaniveau neutraal.

Extra lasten TPO Oekraïne € 0,6 mln. N/I
Bij de Tijdelijke Projectorganisatie Oekraïne is € 0,6 mln. meer uitgegeven dan eerder verwacht. Dit heeft diverse kleinere oorzaken. Deze kosten worden gefinancierd door het Rijk. Daarom ontstaat er op de baten een samenhangend voordeel van 0,6 mln..

 Toelichting financieel resultaat baten € 7,6 mln.  V/I

Verschuiving lasten/baten RIEC (Regionaal Informatie- en Expertisecentrum) € 6,8 mln. V/I  
De rijksbijdragen ten behoeve van het RIEC (Regionaal Informatie- en Expertisecentrum Den Haag) zijn onverhoopt begroot op het programma Openbare Orde en Veiligheid terwijl de activiteiten in 2023 vallen onder het programma Overhead, alwaar de baten zijn gerealiseerd. Hiertegenover staan ook nog lasten van in totaal € 6,8 mln., die eveneens waren begroot op programma Openbare Orde en Veiligheid, en zij verantwoord op programma Overhead. Per saldo is dit op programmaniveau neutraal.

Extra baten TPO Oekraïne € 0,6 mln. V/I
Bij de Tijdelijke Projectorganisatie Oekraïne is € 0,6 mln. meer uitgegeven dan eerder verwacht. Dit heeft diverse kleinere oorzaken. Deze kosten worden gefinancierd door het Rijk. Daarom ontstaat er op de baten voordeel van 0,6 mln., dat samenhangt met het nadeel op de lasten.

Overige afwijkingen € 0,2 mln. V/I

Centrale bedrijfsvoering

Bedragen x €1.000

Lasten

Baten

Saldo

Rekening 2023

203.997

3.803

200.194

N

Begroting 2023

209.325

1.557

207.768

N

Resultaat

5.328

V

2.246

V

7.574

V

Om de gemeentelijke primaire processen goed te laten verlopen is professionele ondersteuning op bedrijfsvoering nodig. Via centraal gepositioneerde bedrijfsvoeringsonderdelen heeft Den Haag strategische kaderstelling en toetsing (Bestuursdienst) en advies en expertise en administratie en beheer (Dienst Bedrijfsvoering) georganiseerd.

 Toelichting financieel resultaat lasten                        € 5,3 mln.  V/I

Exploitatieprojecten IT € 2,6 mln. V/ I
Voor CIS-projecten (Concern Informatie Systemen) en projecten voor applicatievervanging was in 2023 €  3,7 mln. beschikbaar. Door verschillende oorzaken zijn deze projecten uitgelopen en verschuiven de uitgaven naar 2024. Dit leidt in de jaarrekening 2023 tot een incidenteel voordelig saldo van € 2,6 mln..

Onderhoud panden en pandexploitatie € 1,2 mln. V/I
De kosten voor onderhoud, BHV, schoonmaak, technische en fysieke beveiliging van panden, vallen incidenteel circa 2,3 mln. lager uit als gevolg van marktomstandigheden: door volle ordeportefeuilles van externe leveranciers is er weinig capaciteit beschikbaar. Daarnaast is er een nadeel opgetreden van 1,1 mln. omdat bij het project natuursteen rondom het stadhuis zwakke plekken in de ondergrond zijn ontdekt die in de nabije toekomst tot risico's en gebreken kunnen leiden.

Projecten Bedrijfsvoering € 1,2 mln. V/I
In 2023 zijn verschillende bedrijfsvoeringsprojecten vertraagd en verschuiven de uitgaven naar 2024. Het gaat onder andere om Verbetering beheerorganisatie, Contract- en leveranciersmanagement, een tweetal HR-projecten ten behoeve de gemeentelijke organisatie en enkele communicatie-projecten. Dit leidt in de jaarrekening 2023 tot een incidenteel voordelig saldo van € 1,2 mln..

Saldo vacaturevoordelen en externe inhuur € 1,2 mln. V/I
De formatieve omvang van de Dienst Bedrijfsvoering is ca. 1.500 fte. Er is continu sprake van vacatures.
Daar waar nodig vindt externe inhuur plaats om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Dit is duurder dan invulling via eigen medewerkers en daardoor ontstaan financiële nadelen.
Het tijdelijk openstaan of openhouden van vacatures levert voordelen op. Het saldo van deze voor- en nadelen bedroeg in 2023 € 1,2 mln. positief.

Nacalculatie omslagrente € 0,9 mln. V/I
Gemeenten zijn verplicht om de rente van investeringen toe te rekenen aan de begrotingsactiviteit die bij de investering hoort. Dit gebeurt met de omslagrente. In de begroting is een omslagrente van 1% begroot. De daadwerkelijke omslagrente komt uit op 0,45% zoals toegelicht in de paragraaf financiering. Dit betekent dat het omslagpercentage meer afwijkt dan de maximale toegestane afwijking van 0,5%. Hierdoor is Den Haag verplicht om de omslagrente na te calculeren. Dit leidt tot een voordeel op programma Overhead/Centrale Bedrijfsvoering. Hier tegenover staat een nadeel op programma Financiën. Per saldo is het effect neutraal.

Budgettair neutrale verschuiving lasten en baten € 2,0 mln. N/I
Er was in 2023 sprake van meer detachering en overige dienstverlening naar derden. Hierdoor zijn de lasten met € 2,0 mln. overschreden, maar daar staan extra baten van € 2,0 mln. tegenover. Per saldo is het effect neutraal.

Overige afwijkingen € 0,2 mln. V/I

Toelichting financieel resultaat baten € 2,2 mln. V/I

Budgettair neutrale verschuiving lasten en baten € 2,0 mln. V/I
Er was in 2023 sprake van meer detachering en overige dienstverlening naar derden. Hierdoor zijn € 2,0 mln. meer baten gerealiseerd. Daar staan extra lasten van € 2,0 mln. tegenover. Per saldo is het effect neutraal.

Overige afwijkingen € 0,2 mln. V/I

Ondersteuning bestuur

Bedragen x €1.000

Lasten

Baten

Saldo

Rekening 2023

14.079

8

14.071

N

Begroting 2023

14.802

0

14.802

N

Resultaat

723

V

8

V

731

V

De ondersteuning van het bestuur en concernfuncties op het gebied van integriteit, organisatie-ontwikkeling en middelen en control zijn onderdeel van de bestuursdienst van de gemeente Den Haag.

 Toelichting financieel resultaat lasten € 0,7 mln. V/I  

Vacaturevoordelen € 0,7 mln. V/I
Er was sprake van onderbezetting omdat vacatures moeilijk invulbaar bleken als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt.

Reserves, voorzieningen en investeringen

bedragen x € 1.000

Voorzieningen (begroting vs. realisatie)

Begroting 2023

Rekening 2023

Saldo

Toevoeging

Aanwending

Vrijval

Toevoeging

Aanwending

Vrijval

afwijking

Voorziening SVG-fonds

0

0

0

0

6

0

-6

Totaal

0

0

0

0

6

0

-6

De voorziening is bestemd om bij te dragen aan leniging van financiële nood aan ambtenaren op voorstel c.q. na advies van een gemeentelijke bedrijfsmaatschappelijk werker. Toevoegingen en aanwendingen worden vanwege het onvoorspelbare karakter niet begroot. De stand van de voorziening ultimo 2023 bedraagt € 79.000.

bedragen x € 1.000

Investeringen MIP

Begroting 2023

Rekening 2023

Afwijking

Totaal

Bijdragen
derden/Voor-zieningen

Aandeel
gemeente

Totaal

Bijdragen
derden/Voor-zieningen

Aandeel
gemeente

Totaal

Economisch nut:

Aanschaf hardware/software

7.237

7.237

3.224

3.224

-4.013

Concernbrede Informatiesystemen (CIS)

3.840

3.840

2.736

2.736

-1.104

Diverse investeringen installaties

9.485

9.485

1.389

1.389

-8.096

Living Lab

536

536

175

175

-361

1 Financiële administratie

423

423

0

0

-423

Masterplan IT

2.500

2.500

519

519

-1.981

OCW Centraal (cliënt volgsysteem)

660

660

63

63

-597

Verbouwing Fruitweg 17

646

646

444

444

-202

Totaal

25.327

0

25.327

8.550

0

8.550

-16.777

Aanschaf hardware/software
Door marktomstandigheden is vertraging ontstaan in de vervanging van een aantal hard- en sofwarecomponenten. Daarnaast is de nieuwe werkplek voor ambtenaren, in het kader van het programma Werken en ontmoeten, volledig in de investeringsbegroting van 2023 opgenomen, terwijl de uitrol feitelijk conform planning grotendeels in 2024 plaatsvindt.

Concernbrede informatiesystemen
In de besluitvorming over de besteding van dit krediet is in 2023 vertraging ontstaan. Daardoor zijn enkele projecten later gestart en lopen de uitgaven door tot in het volgende boekjaar.

Diverse investeringen installaties
Een aantal onderhoudswerkzaamheden heeft door marktomstandigheden vertraging opgelopen in de uitvoering. Dit betreft onder andere de vervanging van het dak van het stadhuis (een investering van € 2,5 mln.) en de werkzaamheden met betrekking tot de open goot rondom het stadhuis (€ 0,5 mln.). Dit geldt daarnaast ook voor een aantal kleinere projecten met een totale waarde van € 2,0 mln..
In de uitvoering van project vervanging natuursteen rondom het Spui zijn zwakke plekken in de ondergrond ontdekt die in de nabije toekomst tot risico’s en mogelijke ernstige gebreken kunnen leiden, zoals lekkages in de parkeergarage onder het gebouw of tot scheuren in de nieuwe afwerking van het natuursteen. Hiervoor is in de investeringsbegroting € 2,0 mln. gereserveerd. Later werd duidelijk dat deze uitgaven classificeren als exploitatie-uitgaven, waardoor het gereserveerde investeringsbudget wordt onderbesteed.

Masterplan IT
In de investeringsbegroting was rekening gehouden met € 2,5 mln. investeringsuitgaven. Een groot deel van deze uitgaven is wel gedaan, maar kon niet worden geactiveerd op basis van de geldende verslaggevingsregels, omdat de uitgaven leiden tot dienstverlening door derde partijen en niet tot eigendom van de gemeente Den Haag.

Deze pagina is gebouwd op 09/02/2024 14:26:02 met de export van 09/02/2024 14:17:44