Overhead

Met de overheadfuncties is op een effectieve en efficiënte manier het primair proces ondersteund.
Met dit overzicht Overhead wordt inzicht gegeven in de omvang en samenstelling van de overhead.

Wat is overhead?
Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (uitgezonderd projectleiding).
• Managementondersteuning primair proces.
• Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen gemeentelijke organisatie.
• Personeel en organisatie.
• Inkoop, inclusief aanbesteding en contractmanagement.
• Communicatie: interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie.
• Juridische zaken. uitgezonderd bezwaar- en beroep en primaire taken als vergunningverlening.
• Informatievoorziening en automatisering (ICT).
• Facilitaire zaken en huisvesting, inclusief beveiliging.
• DIV: documentatie en informatievoorziening.
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning.

De kosten van personeel en inkopen van goederen en diensten in het primaire proces maken geen deel uit van de overhead. Deze kosten worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende activiteiten en programma’s.

Gemeentelijke bedrijfsvoering in relatie tot overhead
De bedrijfsvoering in brede zin heeft betrekking op alle bedrijfsprocessen die nodig zijn om de beleidsprogramma's te realiseren. Dat organiseert de gemeente voor een groot deel zelf in haar ambtelijke apparaat. Daarnaast besteedt zij werkzaamheden uit aan derden.
Bedrijfsvoeringskosten die direct betrekking hebben op het realiseren van de beleidsprogramma’s worden op die programma’s verantwoord. Bedrijfsvoeringskosten die indirect betrekking hebben op de beleidsprogramma’s vallen onder de overhead.
Overhead bestaat uit verschillende componenten: de aansturing van de primaire processen, de bestuurlijke ondersteuning en de ondersteuning van de ambtelijke organisatie. Die laatste component wordt ook wel aangeduid als bedrijfsvoering in enge zin.

Welke resultaten zijn in 2023 behaald?
De gemeente verbetert de bedrijfsvoering voortdurend om te komen tot een kwalitatief goede en resultaatgerichte bedrijfsvoering die zo compact en efficiënt mogelijk is en die de organisatie ondersteunt bij het leveren van goede dienstverlening aan de stad.
Na de afronding van de reorganisatie in 2022 is in 2023 gewerkt aan de verdere inrichting en ontwikkeling van de Dienst Bedrijfsvoering (DBV). Met de verdere vorming van DBV is de integraliteit van de bedrijfsvoering verder toegenomen.
De belangrijkste resultaten op de verschillende overheadfuncties (vakgebieden) in 2023 zijn opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van deze programmarekening.

Indicatoren en kengetallen
Op grond van het Besluit begroting en verantwoording zijn gemeenten verplicht om beoogde en gerealiseerde maatschappelijke effecten van de verschillende programma’s toe te lichten aan de hand van beleidsindicatoren. Voor de overhead gaat het om de onderstaande indicator:

Het percentage overhead betreft het saldo van lasten en baten op het taakveld Overhead gedeeld door het totaal saldo van de lasten (exclusief toevoegingen aan reserves) in de gemeentelijke jaarrekening.
De indicator is met 11,9% hoger dan de primitieve begroting 2023, en wel meer in lijn met de definitieve begroting 2023 (11,5%). De stijging ten opzichte van de begroting en ten opzichte van de realisatie 2022, wordt verklaard door relatief hoge indexering in 2023, door verschuiving van kapitaallasten, door toerekening aan overhead door diensten en door een aantal incidentele factoren, waaronder gestegen energiekosten.