Openbaarheid
De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden, als vervanging van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo verplicht overheidsorganisaties om - op termijn, en gefaseerd - documenten in elf informatiecategorieën uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmaking). Het tijdspad voor de verplichting om stukken openbaar te maken is nog niet bekend. Verder schrijft de Woo voor om de informatiehuishouding op orde te brengen.
Passieve openbaarmaking
Ook onder de Woo is het mogelijk om een verzoek in te dienen om bepaalde documenten openbaar te maken. De regelgeving hierover is voor een groot deel hetzelfde als onder de Wob. Het uitgangspunt is dat documenten die bij een bestuursorgaan berusten openbaar zijn. Het niet openbaar maken kan volgens bepaalde gronden zoals in de Woo aangegeven en moet steeds worden gemotiveerd. Om de behandeling van de Woo-verzoeken sneller en uniformer te laten verlopen is per 1 december 2022 het centrale Woo-bureau van start gegaan. In dit bureau worden alle Woo-verzoeken gericht aan college of burgemeester behandeld. Dit is steeds in nauwe samenwerking met de inhoudelijke diensten, omdat de documenten en de kennis daarover binnen die diensten aanwezig is. Met de start van het Woo-bureau is meer capaciteit beschikbaar gekomen voor het behandelen van de verzoeken. De behandeling van de Woo blijft wel een kritisch proces: met enige regelmaat worden omvangrijke verzoeken ingediend wat een groot beslag legt op de beschikbare capaciteit, zowel bij het Woo-bureau als bij de diensten. Ook is er een stijging te zien van het aantal ingediende Woo-verzoeken. Door de centralisering van de behandeling van de verzoeken in het Woo-bureau is er goed overzicht van de verzoeken. Afhandeling van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn wordt niet altijd gehaald. De verzoekers worden zo goed als mogelijk op de hoogte gehouden van de behandeling van hun verzoek.
Actieve openbaarmaking
Er is gemeentebreed een nulmeting uitgevoerd, waarin duidelijk wordt wat nog nodig is om aan de Woo te voldoen. Op basis daarvan is een plan van aanpak opgeleverd voor de implementatie van de Woo. Het plan van aanpak geeft aan wanneer, welke acties nodig zijn om de Woo in te voeren en welke kosten daarmee gemoeid zijn. Uit de nulmeting van QA Consulting uit 2022 blijkt, dat de gemeente op het gebied van actieve openbaarheid een 7,3 scoort. Deze score geeft aan, dat de gemeente reeds een fors aantal zaken goed heeft ingericht. Er dienen nog een aantal punten op het gebied van processen, ICT en IV, management en organisatie en mens en cultuur opgelost worden voordat de gemeente volledig voldoet aan de Woo. De implementatie van de actieve openbaarmaking is in het eerste kwartaal van 2023 gestart en zal gefaseerd worden ingevoerd. Hiervoor is een kwartiermaker aangesteld die het plan van aanpak heeft geactualiseerd in een startplan. En er is een multidisciplinair team opgericht onder leiding van de kwartiermaker WOO. Alles acties uit het startplan zijn inmiddels opgepakt en in de uitvoeringsfase, dit verloopt volgens de planning. Zoals ook het ontwikkelen van strategisch beleid met tactisch kader voor openbaarmaking. Sommige acties zijn afgerond, zoals het ontwikkelen van een communicatieplan en het openbaar maken van de informatie n.a.v. Woo-verzoeken op woo.denhaag.nl. Gelet op deze resultaten scoren we inmiddels hoger dan de 7.3. Ook wordt een sturingsinstrumentarium ontwikkeld om het compliant zijn aan de Woo te meten van de 7,3 richting de 10. Wij volgen voor wat betreft de invoering van deze actieve openbaarmaking de fasering zoals deze nog nader zal worden vastgesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Informatiehuishouding op orde brengen
Art. 2.4 van de Woo geeft aan dat gemeentelijke informatiehuishouding op orde moet zijn. In 2o23 is de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen vastgesteld (RIS313185 en publicatie Staatscourant). De consequentie hiervan is dat de archivering van e-mail in 2024 moet worden geïmplementeerd.
Voor meer informatie over het op orde brengen van de informatiehuishouding, zoals de uitrol van een Document Management System (Open DMS), verwijzen wij naar de paragraaf over Informatie en ICT-beleid.